Organizzare un evento gastronomico, che si tratti di un “piccolo evento” o di un “grande evento”, prevede una serie di fasi progettuali specifiche dalle quali non si può prescindere.
Chi vuole intraprendere, quindi, la carriera di project management di eventi legati al mondo del food, deve conoscere quali sono queste fasi e come si sviluppano nel dettaglio, dalla strategia alla parte operativa.
Organizzare un evento: la prima fase dell’ ideazione.
I primi passi per l’organizzazione di un evento food partono dall’idea, da quello che viene chiamato event concept, vale a dire l’idea-progetto: come si svolgerà in generale l’evento, quali saranno le sue caratteristiche distintive, gli obiettivi da perseguire, l’esperienza offerta ecc..
La seconda fase: l’attivazione.
Questa è una fase delicata, perché tutto deve essere studiato nel dettaglio per non rischiare di fare fop. In particolar modo devono essere effettuate in questo momento tutte le valutazioni circa la reale fattibilità tecnica ed economica del progetto, la disponibilità economica con una prima ipotesi di business plan, la ricerca di partner e sponsor, la location, con annessi autorizzazioni, ospiti, l’aspetto della sicurezza ecc…
La terza fase: la pianificazione.
La fase della pianificazione è altrettanto delicata e attiene a tutte quelle operazioni di vera e propria programmazione dell’evento, con particolare attenzione al periodo in cui esso si svolge, evitando per quanto è possibile, sovrapposizioni con altri eventi rilevanti che si rivolgono allo stesso target e che quindi possono rivelarsi concorrenziali.
La quarta fase: lo svolgimento.
Il momento clou dell’organizzazione trova la sua massima espressione nello svolgimento dell’evento, durante il quale non bisogna dimenticare tutti quegli aspetti che, pur previsti in fase di pianificazione, possono portare a dover affrontarne dei nuovi e per i quali vengono non solo concretizzate le decisioni prese nelle fasi precedenti, ma anche prese decisioni straordinarie.
La quinta fase: il completamento.
Questa è la fase dello svolgimento delle incombenze amministrative, della cosiddetta rendicontazione legata alla liquidazione di finanziamenti pubblici e privati.
La sesata fase: la valutazione.
La valutazione di un evento è un momento particolarmente significativo: dai risultati ottenuti potrà dipendere, infatti, il ripetersi dell’evento, la sua scomparsa oppure il suo affidamento a un altro team di organizzazione.
In questa fase sarà valutato l’effettivo raggiungimento degli obiettivi prefissati e il grado di soddisfazione da parte del pubblico e degli stakeholder.
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